Human Resource Information System (HRIS)

Oleh: Dandy Evan Kiswara

Menurut Snell dan Bohlander (2010), Human Resource Information System (HRIS) adalah sistem komputerisasi yang menyediakan data terbaru dan akurat untuk tujuan pengambilan keputusan.

Menurut Gulati (2012), HRIS adalah perangkat lunak yang memiliki database dan memungkinkan untuk melakukan penginputan penyimpanan dan memanipulasi data dari karyawan yang berada di perusahaan. Ini memungkinkan untuk melakukan visualisasi global dan mengakses informasi penting dari karyawan.

Menurut Mondy (2010), HRIS suatu pendekatan yang terkelola untuk mendapatkan informasi yang relevan dan tepat waktu pada pengambilan keputusan sumber daya manusia. Selain itu, sistem informasi sumber daya manusia harus dirancang dengan baik agar dapat menyajikan informasi yang tepat waktu, akurat, ringkas, relevan, dan lengkap.

Jadi dapat disimpulkan HRIS adalah suatu metode terintegrasi untuk mengumpulkan, menyimpan, menganalisis dan mengontrol aliran informasi tentang SDM ke seluruh organisasi.

Manfaat utama

Manfaat utama dari HRIS adalah dapat akses secara akurat dan tepat terhadap data beragam yang tersedia untuk keperluan SDM dan Manajemen.

Tujusn Utama

Tujuan utama dari HRIS adalah berfungsi sebagai sistem yang efisien dan responsif untuk mengelola SDM organisasi, memberikan informasi yang lengkap, tepat waktu dan akurat untuk Human Resource Management (HRM).

Sasaran utama/Prinsip HRIS

Sasaran utama dari HRIS adalah:

  1. menetapkan kebutuhan informasi personil untuk seluruh area
  2. Perencanaan data-base yang komprehensif untuk menunjangkebutuhan tersebut.
  3. Pengembangan spesifikasi fungsional yang lengkap untuk HRIS
  4. Perencanaan kebutuhan proses transaksi dan pemutakhiraninformasi
  5. Identifikasi information retrieval serta kebutuhan pelaporan
  6. Pengembangan dokumen-dokumen penunjang yang relevan

Menurut Veithzal Rivai (2009), terdapat 9 manfaat khusus dari HRIS yaitu:

  1. Memeriksa kapabilitas – kapabilitas karyawan saat ini guna mengisi kekosongan-kekosongan yang diproyeksikan di dalam perusahaan.
  2. Menyoroti posisi – posisi yang para pemegang jabatannya diperkirakan akan dipromosikan, akan pensiun atau akan diberhentikan.
  3. Menggambarkan pekerjaan – pekerjaan yang spesifik atau kelaskelas pekerjaan yang mempunyai tingkat perputaran, pemecataan, ketidakhadiran, kinerja, dan masalah yang tinggi melebihi kadar normal.
  4. Komposisi usia, suku jenis kelamin dari berbagai pekerjaan dan kelas pekerjaan guna memastikan apakah semua itu sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
  5. Mengantisipasi kebutuhan-kebutuhan rekruitmen, seleksi, pelatihan dan pengembangan dalam rangka memastikan penempatan yang tepat waktu dan karyawan-karyawan bermutu kedalam lowongan-lowongan pekerjaan.
  6. Perencanaan SDM untuk mengantisipasi pergantian-pergantian dan promosi.
  7. Laporan – laporan kompensasi untuk memperoleh informasi menyangkut seberapa besar setiap karyawan dibayar, biaya – biaya kompensasi keseluruhan, dan biaya-biaya finansial dari setiap kenaikan – kenaikan gaji dan perubahan – perubahan kompensasi.
  8. SDM untuk melaksanakan penelitian dalam permasalahan, seperti perputaran karyawan dan ketidakhadiran atau menemukakan tempat yang paling produktif guna mencapai calon-calon baru
  9. Penilaian kebutuhan pelatihan untuk menganalisis kinerja individu dan menentukan karyawan-karyawan mana yang memerlukan pelatihan lebih lanjut.

Ciri HRIS Yang Baik

Terdapat lima hal yang menjadi ciri bagi HRIS yang baik yaitu:

  1. Timely: data yang tersedia harus up to date
  2. Accurate: data yang tersedia harus akurat dan bisa digunakan
  3. Concise: data tersedia secara singkat dan jelas
  4. Relevant: sesuai dengan kondisi yang ada dan dibutuhkan
  5. Complete: Informasi harus tepat dan komplit, kalau tidak lengkap dapat menyebabkan permasalahan.

Kelima ciri tersebut harus lengkap, apabila terdapat satu karakteristik tersebut tida ada, maka  akan berpengaruh pada manfaat HRIS dalam pelaksanaan proses pengambilan keputusan yang berkaitan dengan pengelolaan SDM.

Sebuah HRIS yang efektif harus mampu menghasilkan beberapa laporan penting dan perkiraan-perkiraan yang diperlukan dalam keputusan HRM:

  1. Laporan Rutin: Data HR disusun dan diringkas secara terjadwal. Beberapa laporan yang dihasilkan dari
    HRIS, anatara lain: laporan status mingguan dan bulanan ketenaga kerjaan.
  2. Laporan pengecualian: Kejadiandalam operasi yang cukup seriusyang memerlukan perhatian
  3. Laporan On Demand: Dihasilkan berdasarkan permintaan khusus dan spesifik.
  4. Laporan Prakiraan (Forecast): Berdasarkanprediksi tentang masa depan

Permasalahan dalam HRIS

Kecenderungan bahwa HR information technology ditangani oleh ahli-ahli teknologi informasi, bukan oleh HR specialists, adalah salah satu alasan mengapa sistem ini gagal memenuhi kebutuhan. Karena penekanannya terlalu banyak pada sisi teknologinya, sedang kebutuhan yang sifatnya HR-based agak terabaikan.

(DEK)