Peran dan Respon BPI Universitas Airlangga atas Dampak Pandemi Covid-19

Oleh: Ellen Yenyar, SA.,CRMO.,QGIA

Awal tahun 2020 dunia digemparkan dengan wabah Covid-19 yang melanda hampir di penjuru dunia. Berbagai upaya dilakukan untuk mengendalikan penyebaran Covid-19 salah satunya adalah menerapkan Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB) yang dilakukan Pemerintah Indonesia. Praktik PSBB ini direspon oleh instansi dan perusahaan dengan melakukan model kerja yang semula WFO (Work From Office) menjadi WFH (Work From Home). Universitas Airlangga sebagai bagian dari institusi dibawah Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan, merespon kebijakan pemerintah tersebut dengan menerapkan WFH untuk pegawainya. Menyikapi perubahan pola kerja yang dulunya dilakukan secara WFO menjadi WFH, mendesak Badan Pengawas Internal (BPI) Universitas Airlangga untuk menemukan metode audit sebagai alternatif atas pelaksanaan praktik audit yang selama ini dilakukan secara tatap muka dengan auditi.

Alternatif yang dipilih oleh BPI sebagai respon atas perubahan pola kerja WFO menjadi WFH adalah melaksanakan audit jarak jauh atau remote audit. Dengan difasilitasi sistem dan aplikasi yang ada di Universitas Airlangga, metode remote audit dirasa yang paling sesuai dengan kondisi saat ini. Mulai dari entry meeting dengan audit, permintaan data audit, wawancara & konfirmasi, pelaksanaan cek fisik aset, pelaksanaan stock opname persediaan, hingga pembahasan Laporan Hasil Audit (LHP) dilaksanakan secara online.

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam pelaksanaan remote audit salah satunya adalah proses audit yang dilakukan secara jarak jauh. Mulai dari tahap perencanaan, pemeriksaan dokumen, pemeriksaan fisik lapangan, wawancara jarak jauh, hingga pembahasan dan closing meeting. Oleh sebab itu  teknologi sangat berperan penting dalam kelancaran remote audit.

Pelaksanaan remote audit yang dilaksanakan oleh BPI memanfaatkan aplikasi google drive sebagai media penyimpanan dokumen audit, sehingga auditi dapat mengupload permintaan data yang diminta oleh auditor BPI pada aplikasi tersebut. Selain itu, google drive juga menjadi media penyimpanan auditor dalam hal kertas kerja, dan laporan hasil pemeriksaan sehingga pimpinan BPI dapat memonitor progress audit dari auditor BPI. Selain  aplikasi google drive, BPI juga memanfaatkan aplikasi zoom meeting untuk pelaksanaan entry meeting, wawancara & konfirmasi, hingga pembahasan dan closing meeting. Sistem dan aplikasi internal yang sudah dimiliki oleh Unair juga membantu terlaksananya audit jarak jauh ini, diantaranya Sistem Aplikasi Keuangan yang dimiliki oleh Direktorat Keuangan dan Airlangga Procurement System yang dimiliki oleh Pusat Layanan Pengadaan.

Sambutan entry meeting audit rutin tahun 2020 oleh Ketua Badan Pengawas Internal dilakukan secara online melalui zoom meeting

Selama hampir dua tahun terlewati meski masih terdapat kendala namun juga banyak manfaat yang diperoleh dari praktik remote audit salah satunya adalah adalah efisiensi dan efektivitas waktu. Saat BPI sedang  mengembangkan praktik remote audit melalui sistem e-audit sehingga kedepan audit yang dilakukan oleh BPI sudah melalui sistem e-audit. Diharapkan dengan pengembangan sistem e-audit, akan lebih meningkatkan kualitas dan Kuantiti dan kuantitas hasil audit BPI.